Iedereen heeft er ergens wel eentje rondslingeren: een goed gevulde to-do-lijst. En dan bedoel ik niet het boodschappenlijstje van je partner. Nee, dat kladblok dat op het randje van je bureau ligt en je er constant aan herinnert dat er dingen zijn die je moet doen. Een bepaald project evalueren, de notulen van vergadering x uitwerken… Maar is zo’n lange lijst to-do’s eigenlijk wel effectief? En wat zijn de alternatieven?
Elke persoon is anders. De een werkt graag met to-do’s en streept er met regelmaat eentje door. De ander is er juist helemaal geen fan van en werkt liever zonder lijstjes. Of een to-do-lijst maken wel of niet effectief is, ligt een beetje aan jezelf. Of jij er wel of niet goed mee kan werken.
Tem de lijst
Wel fan van to-do-lijstjes? Dan kan het best zijn dat het inmiddels een hele lange, volle en chaotische opsomming geworden is. Breng dit terug naar een overzichtelijke lijst met de volgende tips:
- Schrijf alléén concrete taken op. Lange termijn wensen of dromen zijn voor een ander lijstje.
- Noteer to-do’s voor vandaag of deze week. Taken opschrijven voor een maand of langer maakt het alleen maar onoverzichtelijk en onrealistisch.
- Zet alleen urgente to-do’s op je lijstje, met deadlines. Dan kun je niet om de to-do’s heen. Taken zonder deadline kun je zelf een deadline geven. Vertel dit desnoods ook aan een collega. Bijvoorbeeld dat het artikel op dinsdag voor 13:00 klaar is voor publicatie. Zo geef je jezelf extra motivatie om de to-do echt uit te voeren.
Zeigarnik-effect
Toch zie je ook steeds vaker alternatieven. Vooral minder gestructureerde personen schijnen geen fan te zijn van to-do-lijstjes. Ik ben er één van! Wat ik bijvoorbeeld het nadeel vind aan zo’n lijst, is dat als ik een taak niet af krijg, deze uren blijft rondspoken in mijn hoofd. Onafgemaakte taken worden beter onthouden dan voltooide taken, dat noem je het zeigarnik-effect. Wat ik daaraan doe? Ik maak een soort ‘to-done’ lijstje; ik schrijf op wat ik die dag wél heb gedaan. Trick your mind!
Alternatieven
Alternatieven voor to-do-lijstjes zijn er zat. Om te beginnen is een not-to-do-lijst een grappige. Het is niet hetzelfde als een lijst maken, maar het idee erachter is interessant. Schrijf een stuk of vijf dingen op die je niet meer gaat doen. Gewoontes die je bijvoorbeeld van je taken afhouden, zoals ieder uur Facebook of je mailbox checken. Het idee hierachter is dat je je gefocust op één opdracht kan richten en meer tijd overhoudt voor ‘echt’ werk.
Wat je ook kan proberen is werken met doelen. Schrijf iedere avond twee of drie taken op die je morgen gaat afronden. Zo heb je iedere werkdag een duidelijk doel voor ogen zonder er een lange to-do-lijst aan over te houden. Een lijst die je waarschijnlijk toch niet volledig afvinkt en iedere dag letterlijk en figuurlijk met je meeneemt (zie hierboven; Zeigarnik-effect).
Of start een bullet journal. Een bullet journal lijkt een beetje op een to-do-lijst, maar is een veel geordende manier van werken met taken en andere hersenspinsels. Bekijk hier een korte video met uitleg.
Proberen = leren
Het belangrijkste punt is dat je alle verschillende manieren gewoon eens uitprobeert. Alleen dan kom je erachter wat voor jou het beste werkt. En ben je geen fan van papieren lijstjes, of werk je liever digitaal om papier te besparen, dan zijn onderstaande twee applicaties het bekijken waard:
- Wunderlist, gratis (pro voor $4,99 per maand). Voor PC, tablet en telefoon. Wunderlist is een app die miljoenen mensen over de hele wereld helpt om hun ideeën vast te leggen, dingen te doen en plaatsen te zien. Onder andere besproken in de New York Times, Lifehacker, TechCrunch, CNET, de Guardian, Wired, Vanity Fair en NRC.
- Evernote, gratis (pro vanaf €19,99 per jaar). Evernote geeft jouw werk vorm en zet jouw inspiratie om in prestaties. Lees ook In 3 stappen opweg met Evernote van ComputerTotaal als je met dit programma gaat werken.
Bij Bureau Circuit werken we met Basecamp. Een projectsysteem in de cloud, dat ook gebruik maakt van to-do’s. Die maken we voor onszelf, voor collega’s en soms ook voor onze opdrachtgevers. Al die kleine to-do’s staan uiteindelijk in het teken van de grotere to-do’s: communicatie-, marketing- of strategische-to-do’s van organisaties. We kunnen je vast helpen een paar to-do’s af te vinken!